Datenschutz Folgenabschätzung: die Risikoanalyse gemäß DSGVO für die Datenverarbeitung in Ihrem Unternehmen
Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) stellt hohe Anforderungen an den Umgang mit personenbezogenen Daten.
Besonders bei sensiblen Datenverarbeitungsvorgängen, die ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen mit sich bringen, verlangt die Verordnung eine spezifische Analyse: die Datenschutz Folgenabschätzung (DSFA). Diese ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern dient auch Ihrem Unternehmen als Instrument der Risikobetrachtung, Qualitätssicherung und Vertrauensbildung – intern wie extern.
Definition Datenschutz Folgenabschätzung (DSFA)
Die Datenschutz Folgenabschätzung (DSFA) ist ein Verfahren zur Risikoanalyse, das gemäß Artikel 35 DSGVO durchgeführt werden muss, wenn eine Form der Datenverarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für Datenpannen zur Folge hat.
Das Ziel der Datenschutz Folgenabschätzung: Potentielles Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen frühzeitig erkennen, geeignete Schutzmaßnahmen definieren und so den Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung gerecht werden.
Die rechtliche Grundlage für die DSFA ist Art. 35 der Datenschutzgrundverordnung
Besonders relevant sind dabei:
- Artikel 35 Abs. 1: Verpflichtung zur Durchführung bei Verarbeitungsvorgängen mit hohem Risiko
- Art. 35 Abs. 3: Benennung konkreter Fälle
- Artikel 9 Absatz 1: Schutz besonderer Kategorien personenbezogener Daten
- Artikel 10: Verarbeitung von Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten
Die Datenschutzkonferenz hat ergänzend eine sogenannte „Muss-Liste“ mit Verarbeitungsvorgängen veröffentlicht.
Diese enthält Verarbeitungstätigkeiten, bei denen die DSFA verpflichtend ist. Sie umfasst unter anderem:
- Bewertung persönlicher Aspekte natürlicher Personen (z. B. Profiling)
- Überwachung öffentlich zugänglicher Bereiche (z. B. per Video)
- Verarbeitung von Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten
Exkurs: Die Datenschutzkonferenz (kurz DSK) ist ein Gremium der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder in Deutschland. Sie ist keine Behörde im klassischen Sinn, sondern ein Koordinierungsgremium, das die Zusammenarbeit der deutschen Datenschutzbehörden sicherstellt.
Die DSFA bezieht sich auf Prozesse, in denen Daten erhebliche Auswirkungen auf die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen entfalten können. Damit stellt sie ein zentrales Steuerungsinstrument im betrieblichen Datenschutz dar.
DSFA im nicht-öffentlichen und öffentlichen Bereich
Die Pflicht zur Datenschutz Folgenabschätzung gilt sowohl für private Unternehmen als auch für öffentliche Stellen. Während öffentliche Organisationen häufig in Bereichen wie Gesundheit, Bildung oder Sicherheit tätig sind – also per se mit sensiblen Daten arbeiten –, betrifft es Unternehmen insbesondere bei:
- der automatisierten Entscheidungsfindung
- der systematischen Überwachung (z. B. GPS-Tracking, Videoüberwachung)
- dem Einsatz neuer Technologien (z. B. KI-gestützte Analysetools)
Warum es sich lohnt, eine Datenschutz Folgenabschätzung durchzuführen
Zunächst ganz klar: Die Datenschutz Folgenabschätzung durchzuführen lohnt sich, weil Sie müssen.
Doch eine DSFA ist nicht nur Pflicht, sie bietet Unternehmen auch klare Vorteile.
Wer die DSFA gewissenhaft durchführt und generell das Thema Datenschutz professionell und umfassend angeht, identifiziert Risiken frühzeitig, reduziert rechtliche Unsicherheiten und vermeidet Bußgelder.
Wer muss eine Datenschutz Folgenabschätzung durchführen?
Verantwortlich bei allen Verarbeitungsvorgängen ist stets der Verantwortliche im Sinne der DSGVO – also das Unternehmen selbst. Dieser muss beurteilen, ob die geplante Verarbeitung ein voraussichtlich hohes Risiko für die Rechte natürlicher Personen mit sich bringt. Falls ja, ist die Datenschutz Folgenabschätzung durchzuführen – bei Bedarf mit Unterstützung eines internen oder externen Datenschutzbeauftragten.
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Datenschutz Folgenabschätzungen für KMU
Auch kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) sind verpflichtet, eine DSFA durchzuführen, wenn bestimmte Arten der Datenverarbeitung betroffen sind. Die DSGVO sieht jedoch vor, dass die technischen und organisatorischen Maßnahmen verhältnismäßig und passend zur Art der Datenverarbeitung und zur Größe des Unternehmens ausgewählt werden.
Ein Beispiel aus der Praxis:
Ein mittelständisches Unternehmen im Gesundheitsbereich führt eine App zur Patientenkommunikation ein. Diese verarbeitet Daten gemäß Artikel 9 Absatz 1 DSGVO – also Gesundheitsdaten.
Mehr lesenDatenschutz Folgenabschätzungen im Alltag: Passende Maßnahmen finden, erste Schritte
Der Einstieg in die Datenschutz Folgenabschätzung beginnt mit einer systematischen Betrachtung Ihrer Verarbeitungsvorgänge. Dabei sind nicht nur technische Details, sondern auch organisatorische Abläufe relevant. Ziel ist es, jene Prozesse zu identifizieren, bei denen die Verarbeitung von Daten ein hohes Risiko mit sich bringen kann.
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Schritt für Schritt: So ist die Datenschutz Folgenabschätzung durchzuführen
Eine Datenschutz Folgenabschätzung ist ein strukturierter Prozess, der in mehreren Etappen abläuft. Die folgenden Schritte haben sich in der Praxis bewährt:
1. Beschreibung der Verarbeitungsvorgänge
Dokumentieren Sie die geplanten oder bereits laufenden Datenverarbeitungen präzise. Welche Daten werden erhoben? Zu welchen Zwecken? Welche Systeme und Dienstleister sind beteiligt?
2. Prüfung der gesetzlichen Regelungen
Bewerten Sie, ob die Verarbeitung unter besondere Kategorien fällt (z. B. Art. 9 Absatz 1 oder Art. 10 Datenschutz Grundverordnung DSGVO – Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten gemäß EU-Recht).
3. Risikobewertung: mögliche Schäden
Analysieren Sie, welche Risiken für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen bestehen. Mögliche Schäden reichen von Diskriminierung über Identitätsdiebstahl bis hin zu wirtschaftlichen Nachteilen.
4. Bewertung der Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit
Ist der Zweck der Datenverarbeitung gerechtfertigt? Gibt es Alternativen, die mit geringeren Risiken verbunden wären?
5. Festlegung geeigneter Schutzmaßnahmen
Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) müssen so ausgewählt werden, dass das identifizierte Risiko effektiv reduziert wird. Beispiele sind: Verschlüsselung, Pseudonymisierung, Zugriffsbeschränkungen, Mitarbeiterschulungen.
6. Einbindung des Datenschutzbeauftragten
Der Datenschutzbeauftragte – intern oder extern – sollte von Beginn an in den Prozess eingebunden werden. Seine Erfahrung hilft dabei, typische Fallstricke zu vermeiden.
7. Dokumentation
Die gesamten Datenschutz Folgenabschätzungen sind stets zu dokumentieren. Im Fall einer Prüfung durch die Aufsichtsbehörde muss die DSFA nachvollziehbar vorliegen.
8. Konsultation der Aufsichtsbehörde (wenn erforderlich)
Falls trotz Schutzmaßnahmen ein hohes Risiko verbleibt, ist gemäß Artikel 36 DSGVO vor Beginn der Verarbeitung eine Konsultation der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde erforderlich.
Die Datenschutzfolgeabschätzung als Teil Ihrer Compliance-Strategie
Die Datenschutz Folgenabschätzung ist kein Bürokratiemonster, sondern ein wirkungsvolles Instrument zur Qualitätssicherung Ihrer Datenschutzprozesse. Sie trägt dazu bei, das Risiko von Datenpannen zu minimieren, Ihre Organisation DSGVO-konform aufzustellen und gleichzeitig Vertrauen bei Kunden, Geschäftspartnern und Mitarbeitenden zu stärken.
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