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Schief gewickelt:

„Wir verarbeiten keine personenbezogenen Daten!“

Diese Aussage hören wir häufig, wenn wir mit Verantwortlichen von kleinen und mittleren Unternehmen sprechen.

Nehmen wir mal an, Sie bekommen eine E-Mail, die Angaben zu einer natürlichen Person erhält (das tun die meisten E-Mails z.B. in einer Signatur), so stellt dies in der Regel eine Erhebung personenbezogener Daten dar. Entsprechend bedeutet das, dass wohl nahezu jedes Unternehmen personenbezogene Daten erhebt.

Ist diese Erhebung erfolgt, folgt in aller Regel die Datenweiterverarbeitung, zum Beispiel durch die Eingabe der Daten in ein Bestellsystem. Denn ohne den Personenbezug wird der Verantwortliche kaum eine Bestellung ausliefern.
Entsprechend wird es in jedem Unternehmen Verarbeitungsvorgänge geben.

Die Verarbeitung umfasst nicht nur die Nutzung oder Datenveränderung, sondern auch die Offenlegung durch Übermittlung an Dienstleister.

So ist zum Beispiel die elektronische Übermittlung der Adressdaten von natürlichen Personen an einen Paketdienst, der die Auslieferung der Waren tätigt, als Verarbeitung personenbezogener Daten zu sehen.

Was ist als Erhebung anzusehen:

– Eingabeformular auf der Website
– Erfassung durch einen Mitarbeiter
– Speicherung als elektronisches Fax
– Eingang einer E-Mail

Was ist als Verarbeitung anzusehen:

– Datenübernahme in eine Rechnung
– Datenübermittlung an einen Dienstleister
– Datenspeicherung
– Verarbeitung im Internet
– Löschung entsprechender Daten

All dieses wird im Artikel 4 Nr. 2 DSGVO (muss umgesetzt sein seit dem 25. Mai 2018) unter dem Begriff „Verarbeitung“ beschrieben:
„Verarbeitung“ meint jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede solche Vorgangsweise im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, de Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verarbeitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung oder die Vernichtung.“